Anksčiau formalūs laiškai buvo pagrindinis susisiekimo su žmonėmis būdas. Žinojimas, kaip rašyti formalų laišką buvo vienas iš pagrindinių būtiniausių sugebėjimų. Jei prireiktų parašyti skundą arba gauti gydytojo pažymą, tokiais atvejais visa tai būtų daroma naudojant oficialų bendravimą.
Yra nustatytas tam tikras būdas, kaip turėtų būti rašomi oficialūs laiškai – tai aptarsime šiame gide. Taip pat apžvelgsime pasyviai agresyvų toną oficialiame bendravime: tiek el. laiškuose, tiek popieriniuose laiškuose. Tokia bendravimo maniera gali sudaryti prastą įspūdį arba parodyti neprofesionalų vadovavimą – o to tikrai norėtųsi išvengti.
Formalaus laiško rašymo struktūra ir anglų kalbos taisyklės
Apžvelkime pagrindinius oficialaus laiško rašymo žingsnius.
- Siuntėjo adresas
Jūsų adresas turėtų būti ties viršutiniu dešinio lapo kampu tam, kad laiško gavėjas žinotų, kaip su jumis susisiekti. Taip pat galite pridėti ir kitą kontaktinę informaciją, tokią kaip el. pašto adresas arba telefono numeris.
- Data
Po adresu palikite vieną ar dvi eilutes ir įrašykite datą UK formatu, kuris rašomas taip: diena-mėnesis-metai.
- Gavėjo adresas
Palikite tuščią eilutę po datos ir kairėje pusėje įrašykite gavėjo adresą.
- Kreipinys: Dear (Gavėjo vardas)
Pradėkite laišką formaliu pasisveikinimu. Jei žinote gavėjo vardą, naudokite „Dear Mr./Ms./Dr. [Pavardė]." Jei vardo nežinote, naudokite bendrinį pasisveikinimą, tokį kaip „To Whom It May Concern." Tai vienas iš pagrindinių „whom" žodžio naudojimo būdų.
- Įžanginė pastraipa
Pristatykite save ir paaiškinkite laiško tikslą. Pavyzdžiui: „I am writing to inquire about…” („Rašau norėdamas pasiteirauti apie…“)
- Detalės
Išsamiai paaiškinkite situaciją ir tam naudokite oficialų toną. Šioje dalyje galite išdėstyti pagrindines priežastis, dėl kurių rašote bei pateikti daugiau detalių. Tai apibendrins laiško esmę.
- Atsisveikinimas
Atsisveikinimas – tai vieta, kur kai kurie žmonės susiduria su sunkumais rašydami oficialius laiškus, nes čia taikomos tam tikros taisyklės.
Naudokite „Yours sincerely", jei žinote gavėjo vardą. Jei nežinote, naudokite „Yours faithfully".
| Pasisveikinimas | Atsisveikinimas |
| Dear Mr Smith | Yours sincerely, |
| Dear Sir/Madam | Yours faithfully, |
- Parašas
Palikite kelias eilutes, kad galėtumėte ranka pasirašyti, o po to parašykite savo vardą, kad būtų aišku, ką reiškia jūsų parašas.
Formalaus laiško pavyzdys
Išnagrinėkime oficialaus laiško pavyzdį. Šį kartą aptarsime laišką su darbo paraiška.
[Jūsų vardas]
[Jūsų adresas]
[Jūsų miestas, pašto kodas]
[Jūsų el. paštas]
[Jūsų tel. nr.]
[Data: 18 December 2023]
[Gavėjo vardas]
[Žmogiškųjų išteklių vadybininkas]
[Įmonės pavadinimas]
[Įmonės adresas]
[Miestas, pašto kodas]
Dear Mr. Smith,
I am writing to express my interest in the recently advertised [Darbo pozicijos pavadinimas] position at ABC Company, as seen in the newspaper. With my background in [Jūsų patirtis šioje srityje] and a keen interest in [Specifinė rinka ir sugebėjimai], I believe I am well-suited for this role.
In my previous position at XYZ Company, I successfully led a team to achieve X, Y, and Z. This experience, coupled with my strong [mention any specific skills relevant to the job], has provided me with a solid foundation to contribute effectively to your team at ABC Company.
Enclosed with this letter, please find my C.V., which provides additional details about my professional background. I would be grateful for the opportunity to discuss how my skills and experiences align with the needs of your team in further detail.
Thank you for considering my application. I am looking forward to the possibility of an interview to discuss how my skills and experiences align with the needs of your team. Please find my contact information above, and I am available at your earliest convenience.
Yours sincerely,
[Ranka pasirašytas parašas]
[Pilnas vardas ir pavardė]
Svarbu atkreipti dėmesį, kad tam tikri aspektai gali keistis priklausomai tokių detalių, kaip ar žinote asmens, kuriam rašote, vardą. Jei ne, turėtumėte pabaigti laišką su „yours faithfully“, o ne „yours sincerely“.
Formaliu laišku galite palikti puikį pirmą įspūdį, tačiau tik tuo atveju, jei jis parašytas teisingai. Būtinai pasitikrinkite, ar laiške nėra rašybos ir gramatikos klaidų, taip pat teisingą tokių žodžių kaip „to“ ir „too“ ar „has“ ir „have“ naudojimą.
Pasyvios agresijos atpažinimas ir pavyzdžiai
Pasyvi agresija skaitoma netinkama darbo vietoje ir beveik bet kurioje kitoje gyvenimo srityje. Net ir tokiose situacijose, kuomet iškyla tam tikra problema, kurią reikia išspręsti, tai nėra priimtinas elgesys. Vietoje to, problemas derėtų spręsti per tam tinkamas kanalus.
Jei šiuo metu dar tik mokotės kalbą, galite net nesuprasti, kad kažkas į jus kreipiasi su pasyvia agresija.
Pasyvi agresija menkai tepadeda spręsti problemas ir vietoje to gali žmones net suerzinti ar supykdyti darbo vietoje. Tai taip pat gali paminti pasitikėjimą, kuris yra itin svarbus darbinėje aplinkoje. Pasyvios agresijos elgesys tarp kolegų gali sugadinti pasitikėjimą, nes jis sukuria neužtikrintumo atmosferą ir paverčia pasitikėjimą vienas kitu tikru iššūkiu.
Dėl savo aktualumo, pasyvi agresija gali tapti ir humoro šaknimi. Kiekvienas iš mūsų turime bent vieną tokį kolegą...
Pažvelkime į keletą tokios kalbėsenos pavyzdžių, kad jums būtų lengviau ją atpažinti, kad ir kokia forma su ja susidurtumėte - laiške ar el. laiške.
Preply atliko tyrimą apie stipriausius pasyvios agresijos išsireiškimus, kurie dažniausiai naudojami darbo vietose, ir nustatė, kad šie yra patys blogiausi:
“As you no doubt are aware…” (kaip jūs be jokios abejonės žinojote)
“For future reference” (ateičiai)
“Friendly reminder” (draugiškas priminimas)
“CC’ing [my boss] for visibility” (prisegu savo viršininką prie laiško kopijos dėl matomumo)
“Per my last email” (kaip rašiau praeitame laiške)
Dauguma šių išsireiškimų yra užuomina į tam tikrą nusivylimą ar nepasitenkinimą, tačiau tai tiesiogiai neišreiškiama.
Žemiau rasite daugiau pavyzdžių.
Tema: Priminimas dėl užduoties
„Tik norėjau jums priminti apie užduotį, kurią žadėjote atlikti jau seniai".
Ši žinutė turi kaltinantį toną – „žadėjote“ kuris reiškia, kad jie tikėjosi, jog užduotis jau bus atlikta.
Prašymas patvirtinti arba susisiekti
„Tikiuosi, kad jums sekasi gerai. Manau, kad gavote mano laišką praėjusią savaitę, tačiau dar nesulaukiau atsakymo.“
Suprantama, kad kad kažkas neatsako, tai gali nuvilti. Kantrybė – dorybė, kaip sako posakis. Jei kyla problemų komunikuojant su tam tikru žmogumi, tai gali sukelti problemų, tačiau jie taip pat gali tuo metu atostogauti.
Kaltinimas
„Panašu, kad kai kurie žmonės pamiršo laiku pateikti savo užduotis, bet esu įsitikinęs, kad greitai išsiaiškinsime, kas."
Ši frazė yra smarkiai kaltinanti. Nors kartais žmogus tikrai gali būti kaltas, verčiau yra pasitekti komandinį požiūrį ir atsakomybę už bendrą projektą kaip komandai, o ne atskiriems asmenims.
Dvejonės išreiškimas
„Jūsų idėja tikrai unikali” arba „Nesu tikras dėl jūsų pasirinkto požiūrio.”
Yra kur kas geresnių būdų išreikšti nuomonę, jei nesutinkate su kažkieno idėja. Sveika darbo aplinka turėtų suteikti darbuotojams galimybę pateikti savo pasiūlymus. Pasivi agresija neturėtų tapti to dalimi.
Atsakomybės neprisiėmimas
„Galimai neteisingai supratau jūsų nurodymus, kas sukėlė nedidelę klaidą. Atsiprašau, jei tai sukėlė nepatogumų."
Tai tėra vienas pavyzdys, kuriame matome, kaip kažkas bando nusimesti ar permesti savo kaltę kitam bei atsisakyti prisiimti atsakomybę už savo klaidas.
Kaip išvengti pasyvios agresijos darbo aplinkoje
Pasyviai agresyvus gali sukelti įtampą darbo aplinkoje. Kolegos gali pradėti vengti bendradarbiavimo, o vadovams gali tapti sunkiau efektyviai vadovauti komandai.
Įtampa ir konfliktai darbo aplinkoje dažnu atveju gali sumažinti produktyvumą. Tokiu atveju komandos nariai galimai skirs daugiau dėmesio tarpusavio santykių aiškinimuisi nei savo tiesioginėms užduotims ir atsakomybėms.
Norint išlaikyti sveikią ir produktyvią atmosferą darbo aplinkoje, itin svarbu vengti pasyviai agresyvaus elgesio. Štai keletas strategijų, kurios padės išvengti ar išspręsti tokias situacijas:
- Skatinkite atvirą bendravimą. Sukurkite darbo kultūrą, kurioje darbuotojai galėtų laisvai reikšti savo mintis. Kurkite aplinką, kurioje jaustųsi patogiai ir galėtų išreikšti savo rūpesčius bei idėjas.
- Nustatykite aiškius lūkesčius. Tiksliai apibrėžkite užduotis, terminus ir atsakomybes. Tai padės išvengti nesusipratimų ir streso, kurie galėtų sukelti pasyviai agresyvią reakciją.
- Pateikite konstruktyvią kritiką. Kritikuokite ne patį asmenį, o jo veiksmus ir darbo rezultatus. Pateikite pastabas taip, kad jos skatintų tobulėjimą, o ne koncentruotųsi į kaltinimus.
- Padrąsinkite spręsti konfliktus. Išmokykite darbuotojus ir vadovus konflikto sprendimo įgūdžių. Pabrėžkite, kad svarbu problemas aptarti atvirai ir su pagarba.
- Rodykite tinkamą pavyzdį. Vadovai turėtų patys praktikuoti atvirą ir sąžiningą bendravimą. Kuomet lyderiai demonstruoja tokį elgesį, tuomet ir visa komanda labiau linkusi sekti šiuo pavyzdžiu.
- Sukurkite aiškius grįžtamojo ryšio kanalus. Reguliarios rezultatų įvertinimo sesijos ar komandos susirinkimai gali tapti aplinka, kur darbuotojai saugiai ir aiškiai gali išsakyti savo pastebėjimus bei pasiūlymus.
Išvada
Svarbu mokėti ne tik tinkamai tinkama laiško struktūra ir efektyvi komunikacija besilaikant kalbos normų, bet ir pasyvios agresyvios kalbos atpažinimas tiek rašytinėje, tiek skaitmeninėje komunikacijoje, pavyzdžiui, el. laiškuose.
Žmonės, kurie tik neseniai pradėjo mokytis kalbos arba turi tik bazinį kalbos lygį, gali netyčia panaudoti tokias frazes, kurios skamba netinkamai. Pradedantieji kalbos mokytojai ar bazinį kalbos lygį turintys asmenys kartais gali netyčia pavartoti frazes, kurios skamba ne taip, kaip jie ketino.
Ar jums patiko šis straipsnis? Pasižymėkite!
Loading...
